海南医学院附属医院科研项目档案管理办法
一、总则
第一条、为了加强医院对科研工作的监管，建立、健全科研档案工作，完整保存和科学管理科研项目档案，保障科研工作的连续性和真实性，避免科研资料的丢失，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》特制定本办法。
第二条、科研课题文件是指在科研课题研究活动中形成的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录。科研项目档案:是指具有保存价值的归档的科研项目文件。
第三条、以下科研项目需要建立科研档案：
⑴ 国际合作课题；
⑵ 国家、省、厅、市科技部门中标立项课题；
⑶ 各级政府下达的科研项目和研究任务；
⑷ 院级立项的课题；
⑸ 合作课题（有经费支持）；
⑹ 其他项目或课题（相关学会、机构等）；
⑺ 经医院批准在我院实施的其它单位的研究项目，参照以上科研项目保留复印件，原件由主管单位保管。
第四条、档案的所有权归海南医学院附属医院。
二、科研项目档案的收集、整理归档
第五条、 每一科研项目应建立一份科研档案。课题实施期间，科研项目档案由科研科责成专人建档。课题负责人有义务配合提供各种相关资料。具有特殊保密要求的科研，档案建立另行规定。
第六条、科研项目档案应按科研课题文件材料的自然形成规律系统整理组卷，在课题完成后填写好卷内目录及备考表存档。
第七条、科研项目档案的收集应从课题的预研究、开题、研究过程到结题，随时收集、整理。课题负责人按归档要求负责本课题文件的积累和归档。
第八条、科研项目文件应资料真实、完整齐全，文字清楚，制作材料应采用耐久性强的书写材料，建议用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等)，不得使用热敏纸,以利于长期保存。
第九条、科研项目档案的整理要遵循科研课题文件的形成规律，保持案卷内科研课题文件的系统联系，便于科研项目档案的保管和利用。
第十条、科研项目档案一般按科研课题的立项(准备)、研究实验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个工作阶段整理、归档。各个工作阶段需收集、归档材料内容如下：
⑴ 立项（准备）阶段：
① 课题的申报、评审、立项批复文件
② 开题报告
③ 课题计划书（任务书）、合同或协议书
④ 课题研究计划、设计或其他调研论证材料
⑤ 除课题立项批复文件外，课题负责人负责收集以上①-④的各项材料并及时提供给科研科。
⑵ 研究实验阶段：
① 课题研究实验过程中的各种原始记录，包括实验记录、病例收集表、总结表、统计表、计算手稿、影像材料等。除影视文件外，各种电子文件，包括图像，须打印，课题负责人签字
② 研究工作阶段小结、年度进展报告
③ 科研检查、稽查报告
④ 课题负责人负责收集以上各项材料。
⑶ 总结鉴定验收阶段：
① 科研论文
② 课题工作总结（总结报告或中止报告）
③ 课题结题（验收）材料
④ 验收证书或鉴定报告批复文件
⑤ 课题完成后，课题负责人负责组织整理好研究实验、总结鉴定验收两阶段的材料，办理归档手续后向科研科移交。
⑷ 成果奖励申报阶段：
① 科研成果登记表
② 各级奖励项目申报书
③ 科研成果申报奖励批复文件
④ 科研成果获奖材料（奖状、证书等）
⑤ 专利证书
⑥ 科研科负责以上材料的及时整理归档工作
⑸ 推广应用阶段：
① 成果推广应用方案
② 技术转让合同、协议书
③ 成果推广应用中形成的技术文件及工作总结
④ 成果宣传报道文件
⑤ 课题负责人需及时将以上材料提供给科研科，以保证科研资料的完整。
第十一条、办理归档手续时，课题负责人提交的各项材料，须有课题负责人在材料上签字，并附材料清单一份，科研科签字盖章；检查、稽查记录由科研科盖章。
第十二条、收入科研项目档案中的材料不得取消和更换。如有错误需要纠正，应添加更正说明文件或更正文件纠正。
第十三条、课题负责人未提交应当提交的档案资料者，医院停止办理一切科研有关手续、财务手续和人事手续。
三、科研项目档案的管理
第十四条、科研项目档案保管期限分为永久、长期、短期三种。科研项目按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况分为重大、重要和一般科研课题。重大科研课题为永久;重要科研课题为长期;一般科研课题为短期。介于两种保管期限之间的科研项目档案，其保管期限一律从长。
第十五条、对重要的科研项目档案，院长或主管副院长指定专业人员（同专业具有副高以上职称）共同讨论决定后由档案室复制副本，并保存。
第十六条、档案管理人员有责任和义务保管档案和维护档案的安全，并遵守国家的保密规定。
第十七条、保存科研项目档案必须有专用库房。库房内应当有恰当的温度和湿度，并有防火、防盗、防虫、防晒等设施。
第十八条、每2个月须对档案保存状态进行一次检查。及时修复损坏的档案。
第十九条、以下情况须进行档案价值鉴定。
⑴ 档案损毁，恢复困难。
⑵ 档案内有不真实的内容。
⑶ 学术价值、应用价值不大。
第二十条、档案价值鉴定由院长或主管副院长、科研科、熟悉有关专业的技术人员（副高以上职称或博士）和档案管理人员共同进行。
第二十一条、经档案价值鉴定为无价值的档案销毁须经院长或主管副院长审批，在科研科科长监督下，由档案室负责人销毁。未经档案价值鉴定为无价值的档案均不得销毁。
第二十二条、销毁、损毁、丢失的档案必须造具清册。
四、科研项目档案的移交
第二十三条、以下情况科研科应将科研档案于一月内移交医院档案室管理：
⑴ 科研课题验收结题、鉴定完成。
⑵ 科研课题中止。
⑶ 科研课题随课题负责人变动转移到其它单位。
第二十四条、档案移交前，须完整档案内容:
⑴ 课题立项批复文件
⑵ 根据课题进展程度，课题负责人应当提供的各种资料（包括课题申报书、开题报告、计划书、进展报告等）
⑶ 科研检查、稽查报告、科研阶段小结
⑷ 已有的各种说明材料
⑸ 课题原始记录（包括实验记录、病例收集表、总结表、统计表、计算手稿、影像材料等）
⑹ 结题验收材料、论文、总结报告、中止报告等
⑺ 已经取得的有形科研成果的配套文件。
第二十五条、档案移交后收集的有关科研课题的材料，如各种奖励证书、专利证书等，由科研科交医院档案室入档。
第二十六条、档案室接收档案后应当进行分类、编目、登记和必要的整理。按照国家档案管理的相关规定办理手续。
第二十七条、档案交接后3天内，由课题负责人、科研科、档案室和院长（主管副院长）确定档案的密级和开放时间。课题负责人不能履行职责者，由院长（主管副院长）指定专业人员（同专业具有副高以上职称）共同协商密级和开放时间。
五、科研项目档案的借阅
第二十八条、未开放的科研项目档案须借阅人提出申请，经由以下批准，科研科备案后方可借阅：
⑴ 课题负责人同意，院长或主管副院长批准。
⑵ 如课题负责人不能履行批准职能（如疾病、出国、病故、调离等），须院长和主管副院长同时签字批准。
⑶ 如果确实工作需要，课题负责人不同意借阅，又无特殊理由，由借阅人补充说明借阅理由，学术委员会讨论通过后，院长和主管副院长同时签名。
第二十九条、已经开放的科研项目档案须借阅人提出申请，持有效的身份证明经科研科或医院档案室批准并备案。
第三十条、科研科或档案室须对借阅档案进行登记：档案名称、借阅人、借阅日期、批准人、是否拷贝，并注明特殊情况。
第三十一条、档案只能在档案室内阅读。阅读档案前，档案管理人员须告之借阅者有关保密规定。
第三十二条、档案借阅过程中的照相和拷贝须由档案室人员进行。未开放档案进行照相和拷贝须经课题负责人签字同意。课题负责人不能履行批准职能（如疾病、出国、病故、调离等），由院长（主管副院长）签字批准。如果确实工作需要，课题负责人不同意照相和拷贝者，又无特殊理由，由借阅人补充说明理由，院长和主管副院长同时签名批准。
第三十三条、课题尚未完成但需随课题负责人工作变迁转移到其它单位管理，课题负责人可以复印档案的所有资料，但须个人申请，经主管副院长签字同意，科研科备案。档案由科研科复印加盖公章后交申请者。
六、附则
第三十四条、对于违反本办法者，将按照《中华人民共和国档案法》第五章处罚。
第三十五条、本办法由科研科负责解释。
第三十六条、本办法自文件下发之日起执行。凡本办法未涉及事项，参照海南医学院相关制度执行。
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